Regulamin

Wersja z 28 października 2026 r.

1. Kto świadczy usługę

Pencily (pencily.app) świadczy Wojciech Gałuszewski, Polska — dalej „operator”. Kontakt: support@pencily.app.

2. Czym jest Pencily

Pencily to narzędzie dla usługodawcy — każdego, kto przyjmuje ludzi albo zlecenia: Zeszyt zapisów w apce na Androida i w przeglądarce oraz strona pencily.app/nazwa, na której jego klienci widzą wolne godziny, zapisują się i piszą w okienku.

Klienci usługodawcy korzystają ze strony bez konta. Umowę o korzystanie z Pencily zawiera usługodawca i jego dotyczy ten regulamin. Jak traktujemy dane klientów, opisuje też polityka prywatności.

3. Konto

Konto zakłada się adresem e-mail i hasłem. W apce można też zacząć bez nich — takie konto nie ma strony dla klientów, dopóki usługodawca nie doda e-maila i hasła. Za hasło i za to, co dzieje się na koncie, odpowiada usługodawca.

Usługodawca może usunąć konto w każdej chwili w apce (Ustawienia → „Usuń konto”) albo prośbą wysłaną z adresu konta na support@pencily.app. Wcześniej może pobrać kopię wszystkich danych: eksport w apce działa na każdym planie. Po zamknięciu konta jego dane znikają z bazy, a z kopii zapasowych wraz z ich rotacją.

Operator może zamknąć konto, które rażąco narusza regulamin, po wcześniejszym wezwaniu e-mailem.

4. Plany i płatności

Nowe konto zaczyna od 30 dni bez limitu. Potem, jeśli nie jest opłacone, przechodzi na plan darmowy — nie jest blokowane, a dane zostają. Konta założone przed 28 października 2026 r. mają okres bez limitu do 1 grudnia 2026 r.

Plan darmowy: Zeszyt, klienci, przypomnienia SMS, podsumowania i kopia danych — bez limitu, na zawsze. Strona dla klientów też: 20 zapisów ze strony w miesiącu i 3 nowe rozmowy z okienka dziennie, ponad to strona odsyła klientów do telefonu.

Bez limitu: 39 zł za 30 dni albo 349 zł za rok. Zapisy ze strony i rozmowy bez limitu. Płatność jednorazowa w panelu (BLIK, Przelewy24, karta), bez subskrypcji. Opłata przedłuża okres bez limitu o opłacony czas, licząc od końca bieżącego okresu. Płatności obsługuje Stripe; Pencily nie przechowuje danych karty ani konta.

Opłatę za okres, który się jeszcze nie zaczął, zwracamy na prośbę wysłaną z adresu konta. Za okres już rozpoczęty nie zwracamy, chyba że Pencily nie działało z naszej winy przez więcej niż 3 dni z rzędu — wtedy przedłużamy okres o czas przerwy.

5. Treści i dane usługodawcy

Za to, co usługodawca pisze w Zeszycie i pokazuje na stronie (nazwa, opis, cennik, aktualności, zdjęcia), oraz za treść SMS-ów odpowiada on sam. Treści nie mogą naruszać prawa ani cudzych praw; treść wyraźnie bezprawną operator może ukryć po zgłoszeniu.

SMS-y do klientów wychodzą z telefonu usługodawcy, z jego numeru i na jego koszt u jego operatora komórkowego.

Administratorem danych klientów jest usługodawca: odpowiada za podstawę ich przetwarzania i za poinformowanie klientów. Operator przetwarza je w jego imieniu na zasadach z punktu 6.

6. Umowa powierzenia przetwarzania danych

Zakładając konto, usługodawca (administrator) powierza operatorowi (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych swoich klientów zgodnie z art. 28 RODO. Ten punkt jest tą umową.

Zakres: imię i numer telefonu klienta, terminy, usługi i kwoty, notatki i opisy wpisane przez usługodawcę, zdjęcia przy zleceniach, treść rozmów z okienka. Kogo dotyczy: klientów usługodawcy i osób, które piszą przez jego stronę.

Cel i czas: wyłącznie świadczenie usługi Pencily, przez czas istnienia konta. Operator przetwarza dane tylko na polecenie usługodawcy — jest nim korzystanie z Zeszytu i strony oraz ten regulamin. Nie używa ich do własnych celów, nie sprzedaje ich i nie używa do reklam.

Bezpieczeństwo: dane leżą na zaszyfrowanym dysku serwera w UE, połączenia są szyfrowane, kopie zapasowe powstają codziennie. Dostęp do serwera ma wyłącznie operator, zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Podprzetwarzający: OVHcloud — serwery i kopie zapasowe w UE; Google Firebase Cloud Messaging — powiadomienia na telefon usługodawcy (np. imię lub numer klienta, godzina, początek wiadomości), serwery Google mogą leżeć poza UE; Resend — e-maile z kodami do usługodawcy, bez danych jego klientów. Usługodawca zgadza się na nich. O zmianie tej listy uprzedzamy e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej — kto się nie zgadza, może zamknąć konto.

Pomoc: dane klientów usługodawca poprawia i usuwa sam w apce, a eksport oddaje wszystko naraz. O naruszeniu ochrony danych operator zawiadamia usługodawcę bez zbędnej zwłoki. Na prośbę udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z RODO i umożliwia audyt w uzgodnionym terminie.

Koniec: po zamknięciu konta operator usuwa dane klientów tak, jak opisuje punkt 3.

7. Działanie i odpowiedzialność

Operator dba o to, żeby Pencily działało bez przerw, ale tego nie gwarantuje — zdarzają się przerwy techniczne i awarie. Warto co jakiś czas pobrać eksport.

Operator nie odpowiada za skutki treści i decyzji usługodawcy. Wobec przedsiębiorców odpowiedzialność operatora ogranicza się do kwoty zapłaconej za ostatnie 12 miesięcy. Praw konsumenta regulamin nie ogranicza.

8. Reklamacje

Reklamacje przyjmujemy na support@pencily.app. Napisz, czego dotyczą i jaki adres ma Twoje konto — odpowiadamy w ciągu 14 dni.

9. Zmiany regulaminu

O zmianie regulaminu uprzedzamy e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Kto się nie zgadza, może zamknąć konto, zanim zmiana wejdzie w życie.

10. Prawo właściwe

Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.